Mag een besluit ook buiten de vergadering van eigenaars worden genomen?

Het organiseren van een vergadering van eigenaars voor slechts één onderwerp kan met inachtneming van de regels in het splitsingsreglement onnodig veel werk met zich meebrengen en tijd kosten als al bekend is dat alle leden zullen instemmen.

Voor die situaties biedt artikel 2:40 lid 2 Burgerlijk Wetboek (BW) in samenhang met artikel 5:125 lid 3 BW uitkomst. Hierin is bepaald dat de leden van de VvE ook buiten de vergadering besluiten kunnen nemen. Ook de modelreglementen bieden hiertoe de mogelijkheid (art. 36 lid 3 MR1973, art. 37 lid 4 MR1983, art. 37 lid 4 MR1992 en art. 50 lid 3 MR2006).

De wet en de modelreglementen stellen aan een geldig besluit buiten de vergadering van eigenaars de volgende drie voorwaarden: (1) unanimiteit, (2) schriftelijkheid en (3) voorkennis van het bestuur. Hieronder ga ik nader op deze drie voorwaarden in.

1. Unaniem

Er moet sprake zijn van een unaniem besluit. Dat betekent dat alle stemgerechtigde leden met het besluit hebben moeten instemmen. Stemt één lid tegen of stemt een lid niet, dan kan buiten de vergadering van eigenaars geen geldig besluit worden genomen.

2. Schriftelijk

Alle stemgerechtigden moeten schriftelijk hebben ingestemd. Deze voorwaarde vloeit voort uit de modelreglementen. Artikel 2:40 lid 2 BW stelt deze eis niet. Met schriftelijk wordt in beginsel een instemming op papier verstaan.

Artikel 156a Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering maakt het mogelijk om een elektronisch document als schriftelijk te kwalificeren, maar stelt hier wel strenge eisen aan. Zo moet het elektronische document onder andere voorzien zijn van een elektronisch handtekening, moet het elektronische document niet (eenvoudig) te manipuleren zijn en moet de identiteit van de partij duidelijk zijn. Een ‘normale’ e-mail voldoet veelal niet aan deze vereisten. Mocht u volledige zekerheid willen hebben en bewijsproblemen en onzekerheid willen voorkomen, dan is het aan te raden om de instemmingsverklaringen niet per e-mail, maar op papier te verzamelen. Modelreglement 2006 vormt hierop overigens een uitzondering. In tegenstelling tot de oudere modelreglementen, bepaalt Modelreglement 2006 namelijk dat de instemming buiten de vergadering om ook per fax- of e-mailbericht mag plaatsvinden.

3. Met voorkennis van het bestuur

Zowel artikel 2:40 lid 2 BW als de modelreglementen stellen voor een rechtsgeldig besluit buiten de vergadering van eigenaars de voorwaarde dat het besluit wordt genomen met voorkennis van het bestuur. Feitelijk houdt dit in dat het bestuur voorafgaand aan het nemen van het besluit door de initiatiefnemer hierover moet worden geïnformeerd. In de praktijk zal dit in de meeste gevallen niet tot problemen leiden, omdat de besluitvorming vaak op initiatief van het bestuur zal plaatsvinden en/of de bestuurders zelf ook lid van de VvE zijn.

Wordt aan de drie bovenstaande voorwaarden voldaan, dan kunnen ook buiten de vergadering van eigenaars rechtsgeldige besluiten worden genomen. Wordt bij stemming buiten de vergadering van eigenaars niet aan de bovenstaande voorwaarden voldaan, dan is sprake van een totstandkomingsgebrek en is geen rechtsgeldig besluit genomen.

 

RELEVANTE BEPALINGEN MODELREGLEMENTEN

Artikel 50
[…]
3. Met een besluit van de vergadering staat gelijk een voorstel, waarmee alle eigenaars schriftelijk hun instemming hebben betuigd, fax en e-mail daaronder begrepen. […] 
Artikel 37
[…]
4. Met een besluit van de vergadering staat gelijk een voorstel, waarmede alle eigenaars schriftelijk hun instemming hebben betuigd. […]
Artikel 37
[…]
4. Met een besluit van de vergadering staat gelijk een voorstel, waarmede alle eigenaars schriftelijk hun instemming hebben betuigd. […]
Artikel 36
[…]
3. Met een besluit van de vergadering staat gelijk een voorstel, waarmede alle eigenaars schriftelijk hun instemming hebben betuigd. […]
 LET OP!
In de akte van splitsing van uw VvE kan een van het van toepassing verklaarde modelreglement afwijkende bepaling zijn opgenomen. Raadpleeg daarom te allen tijde naast het modelreglement de splitsingsakte van uw VvE.

Gerelateerde vragen