Hebben leden van de VvE recht op inzage van offertes?

Voor onderhouds- of herstelwerkzaamheden aan het gebouw van een goed lopende VvE worden in de regel meerdere offertes opgevraagd. Voor het maken van een weloverwogen stem in de vergadering van eigenaars over onderhouds- of herstelwerkzaamheden, is het voor de appartementseigenaren van belang om vooraf de ontvangen offertes in te zien.

De offertes kunnen namelijk een beeld geven van de marktprijzen voor de betreffende werkzaamheden. Daarnaast kunnen de offertes ook inzicht geven in de garanties die de verschillende partijen op hun werkzaamheden verstrekken en de materialen die bij uitvoering van de werkzaamheden worden gebruikt. Het gebeurt in de praktijk toch regelmatig dat het bestuur of een aangestelde commissie de leden van de VvE geen inzage geeft in de offertes. Mag dat?

Uit de modelreglementen 1973, 1983 en 1992 volgt dat het bestuur verplicht is aan iedere appartementseigenaar alle gewenste inlichtingen te verstrekken met betrekking tot de administratie en alle op de administratie en het beheer betrekking hebbende boeken, registers en bescheiden. Onder de definitie “bescheiden” vallen ook offertes die betrekking hebben op noodzakelijk herstel van het gebouw en de daarmee gepaard gaande fondsen. Ook als de VvE de besluitvorming en inzage heeft overgedragen aan het bestuur of een klankbordgroep, brengt dit niet met zich mee dat een appartementseigenaar de inzage van de offerte(s) kan worden geweigerd, zo oordeelde de Rechtbank Noord-Holland sector kanton in 2013.

Modelreglement 2006 (MR 2006) bevat geen bepaling die het bestuur verplicht om aan iedere appartementseigenaar alle gewenste inlichtingen te verstrekken met betrekking tot de administratie en alle op de administratie en het beheer betrekking hebbende boeken, registers en bescheiden. Hiermee is het recht op inzage van offertes door de opstellers van MR 2006 aanzienlijk beperkt. In gevallen waar MR 2006 van toepassing is, zou een appartementseigenaar met een beroep op artikel 843a Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv) bij de rechter om inzage van de offertes vragen. Uit artikel 843a Rv volgt namelijk dat een ieder die daarbij rechtmatig belang heeft, op zijn eigen kosten inzage, afschrift of uittreksel kan vorderen van bepaalde bescheiden aangaande een rechtsbetrekking waarin hij of zijn rechtsvoorgangers partij zijn, van degene die deze bescheiden te zijner beschikking of onder zijn berusting heeft. Een vereiste is wel dat de persoon die inzage verlangt hierbij wel een rechtmatig belang heeft en het moet gaan om “bepaalde bescheiden”. Bij een verzoek van een appartementseigenaar tot inzage van offertes voor bepaalde werkzaamheden lijkt het mij dat aan het vereiste van “bepaalde bescheiden” is voldaan en de appartementseigenaar in beginsel ook een rechtmatig belang zal hebben. Het belang is er namelijk in gelegen dat een appartementseigenaar inzage in offertes nodig heeft om ten behoeve van de vergadering van eigenaars of ter beoordeling van een genomen besluit een oordeel te kunnen vormen.

Kortom, MR 1973, MR 1983 en MR 1992 geven de appartementseigenaar het recht om offertes in te zien. MR 2006 biedt dit recht niet expliciet. In het laatste geval kan in voorkomende gevallen met een beroep op art. 843a Rv inzage via de rechter worden afgedwongen.

De Rechtbank Midden-Nederland oordeelde in 2014 dat het recht op inzage niet inhoudt dat van de stukken die worden ingezien kopieën of scans worden gemaakte. Ook niet met eigen apparatuur.

Relevante bepalingen modelreglementen

LET OP !
In de akte van splitsing van uw VvE kan een van het van toepassing verklaarde modelreglement afwijkende bepaling zijn opgenomen. Raadpleeg daarom altijd naast het modelreglement ook de splitsingsakte van uw VvE.